Een door de werkgever verzorgde lunch in de loonheffing

Het komt geregeld voor dat een werkgever op de werkplek eten en drinken aan zijn werknemers verstrekt. Hoe worden dergelijke verstrekkingen belast in de loonheffing?

Maaltijden

Indien sprake is van een maaltijd die op de werkplek gebruikt of verbruikt wordt, worden deze maaltijden in beginsel belast in de loonheffing. De werkgever kan ervoor kiezen om de maaltijdverstrekking aan te wijzen als loon in natura of als eindheffingsloon dat ten laste komt van de vrije ruimte in de werkkostenregeling. De soort maaltijd (ontbijt, lunch of diner) is hierbij niet relevant.

De waarde van een maaltijdverstrekking is vastgesteld op een vast bedrag per maaltijd. In 2022 gaat het om een bedrag van € 3,35 per maaltijd. Als de waarde economisch verkeer van de verstrekte maaltijd lager is dan het vaste bedrag van € 3,35, mag worden uitgegaan van het lagere bedrag waarde economisch verkeer.

Werkkostenregeling

Indien de werkgever ervoor kiest om de maaltijdenverstrekking in de vrije ruimte van de werkkostenregeling te brengen, bespaart de werkgever zich de moeite om de maaltijdenverstrekking per individuele werknemer te administreren. Om de waarde van de aangewezen maaltijdverstrekking voor de werkkostenregeling te berekenen telt de werkgever alle verstrekte maaltijden bij elkaar op en vermenigvuldigt de werkgever het totaal aantal verstrekte maaltijden met het vaste bedrag van € 3,35 of met de waarde economisch verkeer – indien deze lager is dan het vast bedrag. Mocht de werkgever de werknemers een eigen bijdrage ter zake de verstrekking van maaltijden in rekening brengen, dan wordt de totale eigen bijdrage van alle werknemers in mindering gebracht op de waarde van de totaal verstrekte maaltijden.

Voor de eigen bijdrage van de werknemer dient uit te worden gegaan van een netto eigen bijdrage. Er dient een rechtstreeks verband te zijn tussen de eigen bijdrage van de werknemer en de ter zake verstrekte maaltijd. Een door de werknemer betaalde contributie aan de personeelsvereniging houdt onvoldoende verband met de te verstrekken maaltijd en kan in beginsel niet worden aangemerkt als eigen bijdrage in verband met een door de werkgever te verstrekken maaltijd.

Omvang vrije ruimte werkkostenregeling

Om de maaltijdverstrekking aan te kunnen wijzen als eindheffing dat ten laste komt van de vrije ruimte in de werkkostenregeling, dient sprake te zijn van voldoende beschikbare vrije ruimte. Als er namelijk onvoldoende vrije ruimte beschikbaar is betaalt de werkgever over de vergoedingen en verstrekking van maaltijden die de vrije ruimte te boven gaan 80% eindheffing.

Op basis van één maaltijd per dag en met een gemiddeld aantal werkdagen van 220 dagen per jaar bedraagt de waarde van de maaltijdverstrekking € 737 per individuele werknemer per jaar.

Om deze verstrekking voor alle werknemers volledig in de vrije ruimte van de werkkostenregeling te kunnen laten vallen dient sprake te zijn van een gemiddeld bruto loon per individuele werknemer van € 43.352,94 op jaarbasis (gebaseerd op een totale fiscaal loon van niet meer dan € 400.000 en een vrije ruimte percentage van 1,7% (2022)).

Let op: Op 17 oktober 2022 is bekend geworden dat de vrije ruimte in 2023 stijgt naar 3% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom.

Niet belaste verstrekking van eten en drinken

Niet al het verstrekte eten en drinken valt onder de maaltijdenregeling. Mocht het gaan om een vergoeding voor of verstrekking van een maaltijd waarvan het zakelijke karakter van meer dan bijkomstig belang is, dan is deze vergoeding of verstrekking gericht vrijgesteld. U kunt daarbij denken aan maaltijden die verstrekt worden vanwege (al dan niet verwacht) overwerk of werk op koopavonden. Er wordt veelal van uitgegaan dat maaltijden die verstrekt worden aan werknemers tijdens zakelijke besprekingen met klanten eveneens onder voornoemde gerichte vrijstelling vallen, dit is echter alleen het geval als deze buiten de vaste werkplek aan de werknemers worden verstrekt.

Daarnaast geldt voor consumpties die op de werkplek worden verstrekt, maar geen deel uitmaken van een maaltijd, een nihilwaardering. Het gaat dan om kleine versnaperingen zoals koffie, thee, snacks, fruit, soep, een gebakje bij een verjaardag of een drankje aan het einde van de werkweek.